Privacyverklaring
1. ALGEMEEN
De Izegemse Badmintonclub vzw is aangesloten bij Badminton Vlaanderen. Ons aansluitingsnummer is 40027. De club probeert zoveel mogelijk mensen aan te zetten tot het beoefenen van de badmintonsport door middel van een gevarieerd aanbod.
De Izegemse Badmintonclub vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Izegemse Badmintonclub vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als Izegemse Badmintonclub vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Izegemse Badmintonclub vzw
Maatschappelijke zetel: Zonnestraat 17, 8870 Izegem
E-mailadres: koen.corteville@telenet.be
Telefoon: +32 (0)51 318547
2. WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
De Izegemse Badmintonclub vzw verzamelt persoonsgegevens via e-mail en offline formulieren tijdens onze speelavonden. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden opgenomen in de bestanden van Visual Reality - Comeniusstraat 5 - 1817 MS Alkmaar – Nederland, en wel omdat het ledenbeheer van alle Vlaamse badmintonclubs via deze databank moeten gebeuren.
Je persoonsgegevens worden door de Izegemse Badmintonclub vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Izegemse Badmintonclub vzw en bij uitbreiding Badminton Vlaanderen vzw (contractuele grond)
- De verzekering via Badminton Vlaanderen vzw in orde te kunnen brengen (contractuele grond)
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
- Het informeren van nieuwe leden aan de hand van folders en verwelkomingsboekje (gerechtvaardigd belang)
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
- Public relations en direct marketing: het bekendmaken van activiteiten en opinies van onze organisatie
3. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, datum registratie
- Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer en rijksregisternummer
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, spelersklassement
Foto’s en films gemaakt tijdens evenementen of activiteiten, zijn bedoeld voor verslaggeving en als illustratie om evenementen aan te kondigen of kunnen gebruikt worden voor andere promotionele doelstellingen.
4. WIE VERWERKT DE GEGEVENS?
De gegevens worden intern verwerkt door leden van het bestuur en/of leden van één van de werkgroepen (competitie, jeugd, recreanten)
De gegevens worden extern verwerkt door:
- Personeel van Badminton Vlaanderen
- West-Vlaamse Badminton Federatie
- Personeel van Stad Izegem
- Visual Reality
- Google Drive
- Dropbox
- Arena
- Rechtbank van Koophandel (enkel gegevens bestuursleden)
5. VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (Use Webdesign)
- Het ledenbeheer via Badminton Vlaanderen (Visual Reality)
- De verzekering via Badminton Vlaanderen (Arena)
- het verzorgen van IT-infrastructuur (Google Drive, Dropbox)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
6. MINDERJARIGEN
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
7. BEWAARTERMIJN
Izegemse Badmintonclub vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Izegemse Badmintonclub vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar.
8. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
De databanken waarin jouw gegevens worden opgenomen, zijn beveiligd tegen ongeoorloofde toegang.
Zo hebben we de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Izegemse Badmintonclub vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Onze medewerkers en partners zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.
Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Je hebt het recht op onmiddellijke verwijdering van foto’s of filmmateriaal, genomen van jou, tijdens een evenement of andere activiteit. Hiertoe volstaat het een mail te sturen naar ons bovenvermeld adres.
De basis van de regelgeving rond het portretrecht is te vinden in de Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en naburige rechten.
10. KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
Izegemse Badmintonclub vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 23/05/2018